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    ISTITUTO OIKOS – Responsabile Ammnistrativo, Tanzania

    Luogo di lavoro

    Estero

    Scadenza: 11 dicembre 2015

    Disponibilità: febbraio 2016

    Settore professionale: Coordinamento e management
    Ruolo vacante: Responsabile Amministrativo
    Paese: Tanzania
    Nome progetto: Oikos East Africa
    Date di partenza e durata: 02/2016 – superiore a 12 mesi
    Ruolo

    Sede di lavoro: Arusha, Tanzania (con missioni nelle aree di progetto)

    Durata : 12 mesi (rinnovabile)

    Inserimento:  Febbraio 2016

    Tipologia Contratto: Contratto a Progetto 12 mesi rinnovabili

    Retribuzione: da definire in base all’esperienza lavorativa e alle qualifiche possedute.

    Competenze generali:

    Il/la responsabile amministrativo/a sarà responsabile della gestione amministrativa della sede di Arusha e dovrà assicurare l’uniformità delle procedure amministrative nel rispetto delle esigenze dei donatori e dell’organizzazione, supervisionando la regolare rendicontazione dei progetti e assicurando la corretta tenuta delle scritture contabili dell’associazione. Si occuperà della pianificazione, supervisione e reportistica periodica di tutte le funzioni amministrative relative a progetti e programmi: contabilità, controllo del budget, procurement, rapporti finanziari e monitoraggio.

    Competenze specifiche:

    1) Gestione economica e finanziaria dei progetti

    Responsabile della amministrazione e gestione dei budget di progetto. In particolare:

    – Verificare che le risorse finanziarie messe a disposizione dai progetti siano spese secondo quanto previsto dai budget di progetto e in accordo con le procedure definite dai singoli donatori.

    – Autorizzare le spese correnti e straordinarie e verificare la corretta esecuzione delle spese stesse e le attribuzioni dei costi, sulla base dei budget di progetto e del budget annuale di Oikos East Africa, così come definito annualmente da Istituto Oikos in collaborazione con Oikos East Africa.

    – Assicurare che una documentazione corretta e completa della contabilità sia mantenuta e registrata in accordo con le normative e le procedure amministrative dei principali donors  (UE, USAID, UN, MAE) e secondo le procedure interne di Oikos.

    – Verificare la correttezza formale della tenuta della contabilità, ivi comprese la gestione dei conti correnti, le chiusure mensili e le riconciliazioni periodiche. Preparare rapporti relativi al controllo e alla gestione dei flussi finanziari dei vari progetti, al monitoraggio delle spese e dei flussi di denaro (bilancio finanziario e analisi del budget).

    – Controllare la liquidità disponibile e inoltrare richieste trimestrali di trasferimenti di fondi dalla sede di Istituto Oikos a Oikos EA sulla base delle previsioni di spesa dei singoli progetti e seguendo le procedure interne di Oikos.

    – Supervisionare lo staff amministrativo e i capi progetto in Tanzania nella compilazione delle prime note e negli aspetti di gestione contabile dei budget dei progetti.

    – Occuparsi della preparazione di contratti con i donatori in loco, i fornitori e i clienti.

    – Accompagnare la preparazione di specifici Accordi di Collaborazione (MoU) con i partner in loco.

    2) Gestione amministrativa di Oikos East Africa e supporto alle imprese sociali costituite

    – Amministrare e gestire il budget generale di Oikos East Africa.

    – Collaborare con lo studio responsabile dell’audit finanziaria di Oikos East Africa e supervisionare la predisposizione dei bilanci consuntivi annuali e la realizzazione degli audit  annuali dell’organizzazione.

    – Dare supporto tecnico per le analisi di sostenibilità delle imprese sociali promosse da Istituto Oikos e Oikos East Africa: MESULA, Mkuru Training Camp e Maasai Women Art.

    3) Gestione del personale

    Responsabile della gestione amministrativa dei contratti di lavoro del personale locale della sede di Arusha. In particolare, in concerto con il Direttore di Oikos East Africa e con i Project Manager l’amministratore coordinerà e supervisionerà :

    – Assunzione, attribuzione delle mansioni, livello retributivo, verifica dell’efficienza e della produttività, risoluzione dei contratti, incentivi e gratifiche, relativamente al personale di Oikos East Africa.

    – Rendimento e rispondenza ai Terms of Reference definiti nei rispettivi contratti,  dello staff  internazionale e dello staff locale.

    4) Logistica

    In collaborazione con il responsabile della  logistica:

    – Supervisione del magazzino e dello stock di materiali e attrezzature.

    – Gestione e supervisione di procurement per la fornitura di servizi, materiali ed opere, secondo le normative dei principali donors (UE, USAID, UN, MAE)

    – Predisposizione, aggiornamento e gestione degli inventari in funzione delle procedure interne Oikos
    Requisiti

    Competenze e capacità richieste:

    – Laurea in discipline economiche; Master in: Management delle imprese sociali, aziende non profit e cooperative; Gestione amministrativa e finanziaria, e affini.

    – Almeno cinque anni di esperienza lavorativa in un settore analogo in paesi in via di sviluppo. Pregressa esperienza in Africa orientale costituirà titolo preferenziale.

    – Formazione contabile/amministrativa ed esperienza in area di gestione amministrativa e finanziaria.

    – Conoscenza approfondita delle procedure di rendicontazione dei principali donatori istituzionali (UE e MAE necessari).

    – Esperienza in amministrazione di progetti di sviluppo finanziati da UE, USAID, UN, MAE.

    – Conoscenza delle procedure di procurement previste dalle linee guida UE, USAID, UN, MAE.

    – Esperienza/conoscenza delle procedure relative alle ONG.

    – Ottima conoscenza scritta e parlata della lingua inglese; la conoscenza della lingua swahili costituirà titolo preferenziale.

    – Buone conoscenze informatiche (pacchetto office, internet, skype) ed autonomia nella gestione di software amministrativi.

    – Buona capacità di redigere relazioni e rapporti.

    – Buone capacità relazionali e di lavoro in gruppo.
    Note

    I candidati qualificati interessati alla posizione possono inviare il proprio CV e una breve lettera di motivazione (entrambi in formato PDF) a selezione@istituto-oikos.org entro l’11 Dicembre 2015.

    Indicare nell’oggetto della candidatura “TZADM/15 – Responsabile Ammnistrativo Tanzania”

    La selezione rispetta il principio delle pari opportunità (L. 903/77).

    Istituto Oikos è un’associazione laica e indipendente, fondata nel 1996 a Milano, che opera in Europa, Africa, Asia e Sud America, per favorire la conservazione e la gestione sostenibile delle risorse naturali come strumento di sviluppo economico e sociale. A tal fine favorisce forme di cooperazione e partenariato tra organismi del Nord e del Sud del mondo, realizza programmi di formazione ed educazione e sostiene iniziative di turismo responsabile.

    Istituto Oikos collabora con enti pubblici e privati, internazionali e nazionali. I principali finanziatori dei programmi di Istituto Oikos sono l’Unione Europea, il Ministero degli Affari Esteri, enti pubblici quali Regioni e Province, e privati.

    Dal 1999 dispone di una sede locale in Tanzania (Oikos East Africa).