Luogo di lavoro: Estero

Scadenza candidature: 30 Gennaio 2018

Istituto Oikos sta selezionando un/a Responsabile Amministrativo da inserire nella sua operatività in Mozambico.

Responsabile Amministrativo – Mozambico

Mansioni generali:
Il Responsabile Amministrativo è responsabile della gestione amministrativa della sede Oikos di Pemba (Mozambico), assicurando l’uniformità delle procedure amministrative nel rispetto delle esigenze dei donatori e dell’organizzazione, dando supporto alle sede di Milano in fase di rendicontazione. Si occupa della gestione e pianificazione di tutte le funzioni amministrative relative alla sede di Pemba: contabilità, procedure di acquisto, gestione casse e conti correnti bancari. Si occupa inoltre della supervisione del personale locale in accordo con il Coordinatore Paese.

Mansioni specifiche:
Coordina il dipartimento “amministrazione e Logistica” di Istituto Oikos in Mozambico e in particolare:

1) Gestione economica e finanziaria progetti
Assiste i Capi Progetto ed il Coordinatore Paese nella pianificazione e gestione dei budget di progetto in accordo con le procedure definite dai singoli donatori
Gestisce il sistema contabile interno (DESY) assicurando la corretta attribuzione dei costi, sulla base dei budget di progetto.
Collabora con il Coordinatore Paese per l’analisi e pianificazione dei costi sui progetto al fine di assicurare la sostenibilità della base.
Mantiene un corretta e completa archiviazione della documentazione amministrativa in accordo con le normative e le procedure amministrative dei principali donatori (MAE e UE) e secondo le procedure interne di Oikos.
Assicura una corretta gestione della cassa e dei conti correnti bancari, inviando alla sede di Milano le periodiche chiusure mensili e riconciliazioni con il sistema contabile.
Collabora con il Coordinatore Paese nelle richieste periodiche di trasferimenti di fondi dalla sede di Istituto Oikos a Oikos Mozambico sulla base delle previsioni di spesa dei singoli progetti.
Assicura il periodico invio della documentazione di progetto alla sede di Milano e collabora con lo staff amministrativo per la scansione ed archiviazione dei documenti amministrativi.
Collabora con i capi progetto nella gestione delle loro prime note di spesa.
Redige i contratti con i fornitori locali.
Assiste il Coordinatore Paese ed il Desk nella preparazione di specifici Accordi di Collaborazione (MoU) con i partner in loco.
Supervisiona il personale contabile di Pemba e delle sedi dislocate nella gestione della contabilità

2) Gestione del personale
Redige i contratti di lavoro del personale locale.
E’ responsabile della gestione amministrativa dei contratti di lavoro del personale locale di concerto con i Project Manager nelle fasi di: contrattazione, analisi del livello retributivo, verifica dell’efficienza e della produttività, risoluzione dei contratti, incentivi.

3) Logistica
Assistenza nella gestione delle procedure di acquisto, fornitura di servizi, materiali ed opere, secondo le normative dei principali donatori (procedura corretta, modulistica, raccolta delle autorizzazioni necessarie all’acquisto).
Collabora con il Logista nella predisposizione, aggiornamento e gestione degli inventari in funzione delle procedure interne Oikos.
Collabora con il Logista nella supervisione del magazzino e dello stock di materiali e attrezzature.

Competenze e capacità richieste:
Laurea in discipline economiche; Master in management delle imprese sociali, aziende non profit e cooperative; Gestione amministrativa e finanziaria o affini.
Almeno cinque anni di esperienza lavorativa in un settore analogo in paesi in via di sviluppo. Pregressa esperienza in Africa e in Mozambico in particolare costituirà titolo preferenziale.
Conoscenza approfondita delle procedure di rendicontazione dei principali donatori istituzionali (UE e MAE necessari).
Esperienza in amministrazione di progetti di sviluppo finanziati da MAE e UE.
Conoscenza delle procedure di procurement previste dalle linee guida MA e UE.
Esperienza/conoscenza delle procedure relative alle ONG.
Buone conoscenze informatiche (pacchetto office, internet, skype) ed autonomia nella gestione di software amministrativi.
Buona capacità di redigere relazioni e rapporti.
Buone capacità relazionali e di lavoro in gruppo
E’ gradita una buona conoscenza della lingua portoghese

Durata del contratto: 12 mesi rinnovabili, con un periodo di prova di 3 mesi.

Dove: Pemba (sede di Istituto Oikos Mozambico) con frequenti trasferte a Ibo (principale area di intervento), Provincia di Cabo Delgado, Mozambico settentrionale.
Retribuzione: da definire in base all’esperienza lavorativa e alle qualifiche possedute.

Gli interessati possono inviare lettera di motivazione (1 pagina massimo) e CV con autorizzazione al trattamento dei dati personali in base al D.Lgs 196/2003, a: selezione@istituto-oikos.org, indicando nell’oggetto il riferimento: AM/MZ/18

La selezione rispetta il principio delle pari opportunità (L. 903/77).