Organizzazione: FOCSIV ETS
Profilo richiesto: Responsabile Amministrativo/ Procurement Officer
Scadenza candidature: 24 settembre 2025

al seguente indirizzo e-mail: focsiv@focsiv.it

Tipologia di contratto: Collaborazione a progetto

Durata: 15 mesi

Sede di lavoro: Ucraina, regioni di Kharkiv e Dnipropetrovsk

Contesto lavorativo: FOCSIV ETS offre il proprio sostegno nella realizzazione di progetti di sviluppo nei settori sociosanitario, agricolo‐alimentare, educativo‐formativo, di difesa dei diritti umani, di tutela dell’infanzia e dell’adolescenza, della parità di genere e di rafforzamento istituzionale. Gli interventi della Federazione hanno l’intento di migliorare le condizioni di vita delle categorie più vulnerabili e di rafforzare la stabilità sociale delle popolazioni meno integrate.

Nell’implementazione dell’iniziativa “Razom z Ukrainoiu do miru: intervento di emergenza a sostegno della popolazione più vulnerabile nelle regioni di Kharkiv e Dnipropetrovsk” – AID013157/01/0, FOCSIV offrirà il proprio contributo nel garantire assistenza umanitaria salvavita alla popolazione vittima della crisi umanitaria nelle regioni di Kharkiv e Dnipropetrovsk, attraverso interventi multisettoriali che garantiscono l’accesso ai servizi umanitari di base, alla protezione e all’assistenza sanitaria ed educativa, favorendo l’inclusione sociale tra sfollati interni e comunità ospitanti, con particolare attenzione alle necessità di donne, minori, anziani e persone con disabilità.

Titolo della proposta progettuale “Razom z Ukrainoiu do miru: intervento di emergenza a sostegno della popolazione più vulnerabile nelle regioni di Kharkiv e Dnipropetrovsk”

Soggetto proponente: FOCSIV ETS , capofila e mandatario, IBO Italia ODV-ETS, Missione Calcutta APS ETS mandanti

Referenti: Capo Progetto, Desk amministrativo in Italia.

Obiettivo: Il candidato si occuperà dell’implementazione e del monitoraggio degli aspetti amministrativi e finanziari concernenti le attività di progetto in capo a FOCSIV e a tutti i partner internazionali e/o locali, nonché di valutare e analizzare gli aspetti contabili dei report finanziari da presentare al donatore, secondo le regole dell’AICS. Il Responsabile Amministrativo/Procurement Officer sarà responsabile della gestione delle operazioni finanziarie complessive, del procurement (processo di approvvigionamento dei beni, servizi e lavori), del monitoraggio delle spese, della rendicontazione e della gestione dei flussi di cassa, della preparazione dei bilanci, in supporto al Capo Progetto.

Responsabilità specifiche:

Il Responsabile Amministrativo/Procurement Officer è responsabile di:

· Preparare rapporti finanziari mensili e trimestrali da presentare al Capo Progetto, secondo le regole dell’AICS;

· Monitorare le spese, prevedere e riferire tempestivamente, secondo le proiezioni dei flussi di cassa e in conformità con le linee guida in materia di gestione finanziaria;

· Preparare e presentare le richieste di pagamento al Capo Progetto;

· Preparare e aggiornare i rendiconti dei flussi di cassa;

· Garantire la conformità, rispettando le regole del donatore, e i requisiti di rendicontazione finanziaria;

· Assicurarsi che il personale rispetti le linee guida finanziarie e i livelli di approvazione;

· Esaminare lo strumento di monitoraggio finanziario mensile per garantire il controllo e la gestione del budget;

· Interfacciarsi con le risorse umane e la logistica su vari elementi e processi finanziari relativi alle attività del progetto;

· Verificare con attenzione le spese e i pagamenti a fornitori in base ai piani e ai processi di approvvigionamento approvati, alle richieste di acquisto e agli ordini di acquisto;

· Responsabile dell’utilizzo, del flusso e dell’archiviazione di moduli e documenti numerati durante le transazioni;

· Supportare il team gestionale nella preparazione del budget e nella eventuale rielaborazione in base ai possibili cambiamenti nei piani del progetto;

· Consolidare i rapporti finanziari ai fini della rendicontazione da presentare al per l’uso da parte del contabile del donatore nella preparazione dei rapporti finanziari del donatore

· Preparare le buste paga mensili e tutte le indennità relative secondo le dichiarazioni di legge;

· Assicura l’attuazione delle procedure d’approvvigionamento;

· Redigere e aggiornare periodicamente il Procurement Plan (predisposto dai vari partner internazionali di progetto) utile a categorizzare e differenziare le diverse modalità d’acquisto in linea con quanto stabilito dalle regole del donatore e in conformità con le procedure di FOCSIV;

· Preparare un calendario annuale per la pianificazione delle procedure d’acquisto;

Implementare il processo d’approvvigionamento in ogni fase:

– predisposizione dei documenti (Lettera d’Invito e Contratti);

– individuazione e invito dei fornitori

– valutazione delle offerte e analisi comparativa

– eventuale negoziazione

– stipula dei contratti di fornitura.

· Monitorare il rispetto delle clausole contrattuali in collaborazione con i dipartimenti interessati;

Vendor List all’interno della quale individuare i soggetti da invitare alle procedure di affidamento delle forniture;

· Archiviare correttamente tutti i documenti di gara, in collaborazione con il capo progetto e assistente amministrativo;

· Adempiere a qualsiasi altro compito assegnato dalla direzione e che corrisponda in generale alle caratteristiche di questa posizione.

REQUISITI

Conoscenze

· Laurea in Discipline Economiche o affini, conseguita da almeno 5 anni;

· Laurea magistrale/Master in Management, Procurement o equivalente costituirà un plus;

· Una certificazione professionale in contabilità costituirà requisito preferenziale;

· Almeno 4 anni di esperienza professionale pregressa in ambito amministrativo, finanziario e contabile;

· Esperienza professionale in un contesto di ONG sarà considerato un vantaggio;

· Capacità di calcolo e buone competenze informatiche;

· Pregressa esperienza nella gestione delle procedure d’acquisto (sopra i 60 mila euro) di almeno 2 anni continuativi;

· Consolidata conoscenza delle procedure d’acquisto dei maggiori donatori internazionali (ECHO, UN OCHA, UE)

· Familiarità con la legislazione dei regolamenti relativi agli appalti;

· Comprensione dei termini e delle condizioni contrattuali standard per mitigare il rischio legale;

· Ottima conoscenza del pacchetto Office, in particolare Microsoft Excel;

· Preferenziale conoscenza della lingua ucraina scritta e parlata;

· Conoscenza fluente dell’inglese (livello C1).

Competenze

· Capacità di stabilire le priorità di lavoro per rispettare scadenze con una supervisione minima e di adattarsi a situazioni in costante cambiamento, mantenendo l’attenzione rispetto alle tempistiche e l’efficienza del lavoro assegnato;

· Buona capacità di pensiero analitico e concettuale, con un comprovato approccio proattivo;

· L’aver maturato esperienza nella gestione degli acquisti sul campo costituirà un plus;

· Eccellenti doti negoziali e capacità di relazione e gestione dei fornitori;

· Attenzione ai dettagli ed eccellenti capacità di comunicazione.

Capacità tecniche e psico-attitudinali

· Ottime capacità comunicative e interpersonali;

· Buone capacità analitiche e di risoluzione dei problemi;

· Solide capacità organizzative e capacità di lavorare in autonomia;

· Capacità di lavorare in team e di confrontarsi con contesti multiculturali;

· Affidabilità, puntualità e riservatezza.

I candidati interessati possono presentare la propria candidatura inviando all’ indirizzo e-mail  focsiv@focsiv.it la seguente documentazione,  indicando nell’oggetto della mail “Admin Officer – Ucraina AID 013157/01/0”:

· CV aggiornato in italiano e/o inglese con l’autorizzazione al trattamento dei dati personali (Reg. UE 2016/679 – GDPR)

· Lettera motivazionale in italiano/inglese che riporti in modo chiaro e sintetico perché si ritiene la propria candidatura sia in linea con la posizione offerta e almeno 2 referenze complete (nome, cognome, ruolo, e-mail e numero di telefono).